Mantener el orden en la oficina puede llegar a parecer una tarea imposible. Afortunadamente, no lo es. Sin importar el área o el departamento donde trabajemos, podemos llegar a encontrarnos con un escritorio saturado de papeles, hojas, carpetas, etc. Para evitar esta situación, te dejamos estos 4 tips facilísimos:
1. Hagamos caso al tiempo y a las fechas
Un punto de partida para clasificar documentos son las fechas y los plazos de retención de documentos. Saber cuánto tiempo debemos quedarnos con ciertos archivos o cuando de plano es necesario deshacernos de ellos es el primer paso para organizar y clasificar los documentos.
2. Clasificación eficiente
Después, es importante saber qué tan accesibles quiero que estén ciertos documentos, es decir, tener una clasificación eficiente. No es útil poner un archivo en la parte de hasta atrás de un cajón si sabemos que ese documento se necesita estar sacando diariamente. Hay que distinguir entre los archivos que necesitan estar accesibles y los que pueden estar guardados o almacenados. Incluso la distancia entre los documentos es un factor vital: almacenar documentos de un contenido relacionado juntos, se puede reducir el tiempo invertido en buscar esos documentos.
3. La nueva política de escritorio limpio y despejado
Muchas empresas fomentan “la política del escritorio limpio” con sus empleados, para fines de seguridad y organización. Dejar documentos importantes en el área de trabajo puede llevar a la pérdida de estos mismos. Algunos tips para lograr esta tendencia nueva es utilizar la clasificación y archivo de documentos al momento indicado, durante y al final del día. De esta manera, evitamos que el archivar documentos se vuelta una tarea más pesada. Otro tip importante es tener el espacio asignado y el equipo ideal (organizadores, gavetas, carpetas, etc.) para hacer esta tarea más práctica.
4. Un sistema de archivo es un acuerdo mutuo
Parte del flujo del trabajo tiene que ver con los sistemas y procesos establecidos. Es por esto que tener un sistema de clasificación de archivos para todos en la oficina es imprescindible. Se debe llegar a un acuerdo en la forma de llevar esto acabo, con el fin de que todos sigan el mismo proceso. Si los compañeros de trabajo están en desacuerdo con el sistema, o simplemente no lo comprenden al 100%, es muy probable que lleguen a seguir sus propias intenciones y gestionar los documentos de la manera que ellos quieran, o incluso, evitar hacerlo.
Hablar sobre sistemas de archivo y gestión de documentos puede parecer un tema no muy atractivo, pero su discusión es vital. Así mismo, se debe de dar una oportunidad a todos los colaboradores para expresar y proponer maneras y formas de mejorar el sistema de archivo para evitar cualquier posibilidad de fallas o problemas en el futuro.
La manera en que gestionamos los documentos de nuestra empresa, es la manera en que protegemos nuestra información.
Cada empresa es diferente y por lo tanto pueden manejar diferentes tipos de archivos y documentación, pero estos 4 tips son aplicables a cualquier organización.
